Syftet med detta förfarande är att reglera funktionssättet för det interna informationssystemet (nedan kallat ”kanalen för klagomål”) genom vilket det är möjligt att kommunicera, på ett säkert och helt konfidentiellt sätt, oegentligheter som begåtts inom Televes Corporation, eller i dess omfattning, som kan innebära bristande efterlevnad av lagen (nationell eller internationell), handbok för regelefterlevnad, etiska riktlinjer, leverantörsriktlinjer, mänskliga rättigheter, miljö, folkhälsa och offentlig säkerhet, säkra arbetsmetoder, samt andra interna eller externa bestämmelser som den är föremål för (nedan kallat ”materiell omfattning av kanalen för klagomål”).
Detta förfarande gäller för alla företag som utgör Televes Corporation, inklusive dess utländska dotterbolag, oavsett deras geografiska läge. I denna standard avses med ”Televes Corporation” TELCOR, S.A. (nedan kallat ”Televes Corporation” eller ”Bolaget”) och de bolag i vars aktiekapital TELCOR, S.A. direkt eller indirekt har majoriteten av aktierna, andelarna eller rösträtterna, eller i vars styrande organ eller förvaltning det har utsett eller har befogenhet att utse majoriteten av sina medlemmar, på ett sådant sätt att det faktiskt kontrollerar bolaget.
Medlemsbolagen i Televes Corporation kan konsulteras på följande länk:
televescorporation.com/corporative/companies
www.televes.com/se/forsaljningsnatverk
Kanalen för klagomål är ett verktyg för företaget att ta emot klagomål om oegentligheter som begåtts inom ramen för dess verksamhet och ingår i modellerna för brottsförebyggande, företagens sociala ansvar och system för god förvaltning, samt de senaste bestämmelserna (både nationella och EU-bestämmelser) om tillbörlig aktsamhet i leveranskedjan.
Behovet av dess genomförande framgår av flera nationella förordningar, i Spanien: ”Organisk lag 10/1995, den 23 november, i strafflagen” och ”Cirkulär 1/2016 från riksåklagarämbetet den 22 januari om juridiska personers straffrättsliga ansvar i enlighet med reformen av strafflagen genom organisk lag 1/2015”.
Å andra sidan, ”Lag 2/2023, från 20 februari, som reglerar skyddet för personer som rapporterar om lagöverträdelser och kampen mot korruption, som införlivar direktiv (EU) 1937/2019 från 23 oktober 2019 i spansk lagstiftning”, om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten (visselblåsardirektivet).
På europeisk nivå, när det gäller hållbarhet och mänskliga rättigheter och i synnerhet när det gäller tillbörlig aktsamhet i leveranskedjan, framhåller bland annat olika nationella standarder behovet av detta. I Frankrike av ”Lag 2017-399 om skyldigheten att utöva tillsyn över moderbolag och beställningsbolag”, i Tyskland av ”Lagen om företagens skyldigheter att iaktta tillbörlig aktsamhet i leveranskedjor Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz-LkSG” och slutligen, i EU-sammanhang, förslaget till ”EU-direktiv om tillbörlig aktsamhet i hållbarhetsfrågor”.
Slutligen omfattar Televes Corporations interna bestämmelser, inom handboken för regelefterlevnad samt uppförandekod och leverantörer, kanalen för klagomål och etik som system för hantering av information som mottagits inom detta väsentliga område.
Ansvaret för att ta emot och hantera meddelanden som inkommer via denna kanal kommer att ligga hos kommittén för företagets sociala ansvar eller kommittén för regelefterlevnad på Televes Corporation, beroende på klagomålets materiella omfattning. I vilket fall som helst kommer klagomål som har kriminell relevans omedelbart att hänskjutas till kommittén för regelefterlevnad.
Kommittén ska delegera både förvaltningen av systemet och behandlingen av utredningsakter till en av sina ledamöter.
Både kommunikation där avsändaren identifieras samt anonym kommunikation kommer att accepteras, och deras konfidentiella behandling bevaras hela tiden.
Anmälaren, liksom de personer som är involverade i utredningen av de rapporterade händelserna, har skyldighet att samarbeta med utredningen och åtar sig att hemlighålla den kommunikation som formulerats, liksom identiteten på den person eller de personer som meddelandet hänvisar till samt fakta och dokumentationen som är föremål för detsamma.
Kommunikation måste ske i god tro. Denna kanal får inte användas för illegitima, personliga eller olagliga ändamål eller i strid med god tro.
Om det bekräftas att anmälaren har gjort en kommunikation i ond tro, förbehåller sig Televes Corporation rätten att vidta alla interna och/eller rättsliga åtgärder som anses lämpliga.
All kommunikation ska innehålla minst följande information:
Dessutom kommer inlämnandet av ett klagomål att accepteras genom följande alternativa kanaler:
Anmälaren kan också kommunicera via den externa informationskanalen hos den oberoende myndigheten för skydd av informanter (AAI) eller genom motsvarande nationella eller regionala myndigheter eller EU-organ, antingen direkt eller genom tidigare kommunikation via motsvarande interna kanal.
Mottagandet, bearbetning och lösning av de formaliserade klagomålen kommer att innebära tillämpning av följande principer och garantier:
När ett klagomål har mottagits via kanalen för klagomål kommer ett mottagningsbevis att utfärdas till klaganden inom en period som inte överstiger sju (7) kalenderdagar från mottagandet.
När ett klagomål har godkänts för behandling kommer en första analys av de rapporterade fakta att utföras för att fastställa sanningshalten, relevansen, objektiviteten och klarheten i detsamma.
Kommittén för regelefterlevnad/företagets sociala ansvar får, i syfte att fastställa om klagomålet får behandlas, kräva att anmälaren, om denna har identifierat sig själv, klargör eller kompletterar det och tillhandahåller all dokumentation och/eller information som kan vara nödvändig för att bevisa förekomsten av oegentligt beteende.
När den första analysen har genomförts kan kommittén för efterlevnad/socialt ansvarstagande göra följande:
Erkännandet eller avvisandet och arkivering av klagomålet kommer att meddelas anmälaren, om denna har identifierats. Detta påverkar inte det faktum att, om det föreligger indikationer på förekomsten av någon annan överträdelse, dessa fakta kan meddelas till den berörda avdelningen.
Undersökningen ska inledas så snart som möjligt och får inte förlängas med mer än tre (3) månader från mottagandet av klagomålet, utom i fall av särskild komplexitet som kräver en förlängning av tidsfristen, i vilket fall den får förlängas med ytterligare högst tre (3) månader.
I händelse av att klagomålet riktas mot en medlem av kommittén för regelefterlevnad/företagets sociala ansvar får medlemmen inte delta i lösningen av ärendet. På samma sätt, om en medlem av kommittén för regelefterlevnad/förtagets socialt ansvar står i intressekonflikt i förhållande till de fakta som undersöks, bör denna avstå från att ingripa.
Så småningom kan kommittén för regelefterlevnad/företagets sociala ansvar göra styrelsen uppmärksam på de rapporterade händelserna innan undersökningen avslutas, när de med hänsyn till relevansen och de rådande omständigheterna kan innebära en betydande ekonomisk, ryktes- eller ansvarsmässig inverkan för Televes Corporation.
Utvecklingen av utredningen kommer att ske med tillämpning av de principer och garantier för kanalen för klagomål som nämns ovan i avsnitt IV.
Kommittén för efterlevnad/företagets sociala ansvar kan när som helst under förfarandet söka råd och samarbete med någon annan person eller avdelning i Televes Corporation för att bestämma konsekvenserna och sättet att agera i det undersökta klagomålet.
Anmälaren kan när som helst få reda på klagomålets status genom att skicka ett meddelande till postadressen eller e-postadressen för kanalen för klagomål, som anges ovan. I detta meddelande måste identifikationsnumret för klagomålet anges som erhållits vid mottagandet av detsamma. För att undvika identifiering när det gäller anonyma anmälare, måste meddelandet skickas från en e-postadress som inte identifierar anmälaren själv.
När utredningen är avslutad kommer resultatet av utredningen och den föreslagna lösningen att överlämnas till kommittén för regelefterlevnad/företagets sociala ansvar, för att anta lämplig lösning.
I händelse av att lösningen avslutar en anställds uppdrag på grund av oegentligheter eller handlingar som strider mot handboken för regelefterlevnad, etiska riktlinjer för uppförande eller andra tillämpliga interna eller externa förordningar, kommer det att överföras till personal- och företagsledningen för tillämpning av relevanta disciplinära åtgärder. Innan dess antagande kommer kommittén för efterlevnad/företagets sociala ansvar att informeras.
Å andra sidan, om lösningen avslutar en leverantörs uppdrag på grund av oegentligheter eller handlingar som strider mot handboken för regelefterlevnad, etiska riktlinjer för uppförande, leverantörsriktlinjer eller andra tillämpliga interna eller externa förordningar, kommer det att överföras till ledningen för upphandling (inköp) för utövande av korrigerande åtgärder och avtalsrättigheter mot leverantören i fråga. Innan dess antagande kommer kommittén för efterlevnad/företagets sociala ansvar att informeras.
Om den anmälda oegentligheten utgör ett brott av något slag ska efterlevnadskommittén underrätta de behöriga myndigheterna om detta.
Om det av handlingarna i ärendet framgår att företaget kan komma att vidta rättsliga åtgärder, ska ärendet överlämnas till företagets juridiska avdelning för att bedöma antagandet av relevanta administrativa eller rättsliga åtgärder, om vilka efterlevnadskommittén kommer att informeras.
Det beslut och de åtgärder som slutgiltigt har antagits i fråga om de rapporterade handlingarna kommer att meddelas till anmälaren, såvida inte omständigheterna i ärendet avråder från ett sådant meddelande för att skydda den rättsliga eller polisiära utredningen eller någon annan utredning som kan behöva utföras.
Relevant information om skydd av personuppgifter finns nedan:
Detta förfarande träder i kraft dagen efter datumet för styrelsens godkännande.
Kommittén för efterlevnad och företagets sociala ansvar kommer med jämna mellanrum att granska denna procedur, särskilt i händelse av en ändring av handboken för regelefterlevnad, etiska riktlinjer, leverantörsriktlinjer eller även när det behövs förbättringar.
V.1_06/2023_Whistleblowing procedure