Lo scopo della presente procedura è quello di regolare le modalità di funzionamento del Sistema Interno di Informazione (in prosieguo, il “Canale Denunce”) attraverso il quale si potrà comunicare, in modo sicuro e totalmente confidenziale, qualsiasi tipo di irregolarità commessa in seno a Televés Corporación, o nel suo ambito di azione, che possa implicare la violazione della Legge (nazionale o internazionale), il Manuale di Compliance Normativa, il Codice Etico, il Codice di Condotta dei Fornitori, i Diritti Umani, l'ambiente, la salute e la sicurezza pubblica, le sicurezza sul lavoro, nonché altre normative interne o esterne a cui lo stesso sia soggetto (di seguito, “Ambito materiale del canale denunce”).
Detta procedura si applica a tutte le società che compongono Televés Corporación, comprese le sue filiali estere, indipendentemente dalla loro ubicazione geografica. Ai fini della presente norma, per “Televés Corporación” si intende TELCOR, S.A. (in prosieguo, “Televés Corporación” o la “Società”) e quelle società nel cui capitale sociale TELCOR, S.A. dispone, direttamente o indirettamente, della maggioranza delle azioni, partecipazioni o diritti di voto, o nel cui organo di governo o amministrazione ha designato o ha la facoltà di designare la maggioranza dei suoi membri, in modo tale da controllare effettivamente la società.
Le società facenti parte di Televés Corporación possono essere consultate al seguente link:
televescorporation.com/corporative/companies
www.televes.com/it/rete-commerciale
Il Canale Denunce, nasce nell'ambito dei modelli di Prevenzione dei Crimini, Sistemi di Responsabilità Sociale Corporativa e Buon Governo, così come delle recenti normative (nazionali e comunitarie) in materia di Due Diligence nella Catena di Approvvigionamento, come strumento abilitato dall'impresa per ricevere denunce per irregolarità commesse nell'ambito della sua attività.
La necessità della sua attuazione deriva da diverse normative nazionali, in particolare per la Spagna, la “Legge Organica 10/1995, del 23 novembre, del Codice Penale” e la “Circolare 1/2016 della Procura Generale dello Stato, del 22 gennaio, sulla responsabilità penale delle persone giuridiche in conformità con la riforma del Codice Penale effettuata dalla Legge Organica 1/2015”.
La legge 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta contro la corruzione, che recepisce nel diritto spagnolo la direttiva (UE) 1937/2019 del 23 ottobre 2019, relativa alla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione (Direttiva Whistleblower).
A livello europeo, in materia di sostenibilità e diritti umani e, in particolare, per quanto riguarda la Due Diligence nella Catena di Approvvigionamento, diverse norme nazionali ne evidenziano la necessità, tra l'altro, in Francia la “Legge 2017-399 sul dovere di vigilanza delle società madri e delle imprese pagatrici”, in Germania la “Legge sugli obblighi di due diligence nelle catene di approvvigionamento“ Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz-LkSG ”e, infine, nel contesto comunitario la Proposta di “Direttiva europea sulla due diligence in materia di sostenibilità”.
Infine, la normativa interna di Televés Corporación contempla, all'interno del Manuale di Compliance Normativa e del Codice di Condotta e Fornitori, il Canale Denunce ed Etica come sistema di gestione delle informazioni ricevute in questo ambito materiale.
La ricezione e la gestione delle comunicazioni ricevute attraverso questo canale sarà responsabilità del Comitato di Responsabilità Sociale d'Impresa o Compliance legale di Televés Corporación, rispettivamente a seconda dell'ambito materiale su cui si presenta la denuncia. In ogni caso, le denunce che hanno rilevanza penale saranno immediatamente deferite al Comitato per la Compliance legale.
Il Comitato delega la gestione del sistema e il trattamento dei fascicoli di indagine a uno dei suoi membri.
Saranno accettate sia le comunicazioni che identificano l'emittente che quelle anonime, preservando in ogni momento il trattamento confidenziale delle stesse.
Il denunciante, così come le persone coinvolte nell'indagine dei fatti denunciati, hanno l'obbligo di collaborare con l'indagine e si impegnano a mantenere il segreto sulla comunicazione formulata, nonché sull'identità della persona o delle persone a cui si riferisce nella comunicazione e dei fatti e della documentazione oggetto della stessa.
Le comunicazioni devono essere effettuate secondo il principio della buona fede. Non si potrà utilizzare questo Canale per motivi illegittimi, personali o contrari alla buona fede.
Nel caso in cui si confermi che il Denunciante abbia formulato una comunicazione in malafede, Televés Corporación si riserva il diritto di intraprendere tutte le azioni interne e/o legali ritenute opportune.
Ogni comunicazione deve contenere almeno le seguenti informazioni:
Inoltre, è ammessa la presentazione di una denuncia attraverso i seguenti canali alternativi:
Il segnalante può effettuare comunicazioni anche attraverso il canale di informazione esterno dell'Autorità indipendente per la protezione degli informatori (A.A.I.) o attraverso le autorità nazionali o gli organi regionali o dell'Unione europea interessati, direttamente o previa comunicazione attraverso il corrispondente canale interno.
La ricezione, il trattamento e la risoluzione delle denunce formalizzate comporteranno l'applicazione dei seguenti principi e garanzie:
Una volta ricevuta una denuncia attraverso il canale di denunce, si procederà ad emettere una conferma di ricezione della stessa al denunciante entro un termine non superiore a sette (7) giorni di calendario a partire dalla ricezione.
Ammessa una denuncia, verrà effettuata un'analisi iniziale dei fatti denunciati al fine di determinarne la veridicità, la rilevanza, l'obiettività e la chiarezza.
Il Comitato Compliance/Responsabilità Sociale d'Impresa, al fine di determinare l'ammissione della denuncia, può richiedere al denunciante, se identificato, di chiarire o integrare, fornendo tutta la documentazione e/o le informazioni che potrebbero essere necessarie per dimostrare l'esistenza di un comportamento irregolare.
Effettuando l'analisi iniziale, il Comitato Compliance/Responsabilità Sociale d'Impresa potrà:
L'ammissione o l'inammissibilità e l'archiviazione della denuncia, se il denunciante è stato identificato, sono comunicate al denunciante. Ciò non pregiudica il fatto che, qualora dovessero risultare indizi dell'esistenza di qualsiasi altra infrazione, i fatti possano essere portati a conoscenza del dipartimento funzionale interessato.
L'indagine deve essere avviata il più presto possibile e non può essere prolungata per un periodo superiore a tre (3) mesi dalla ricezione della denuncia, tranne nei casi di particolare complessità che richiedono una proroga del termine, nel qual caso può essere prorogata fino a un massimo di altri tre (3) mesi.
Nel caso in cui la denuncia fosse indirizzata contro un membro del Comitato Compliance/Responsabilità Sociale d'Impresa, quest' ultimo non potrà partecipare alla risoluzione del dossier. Allo stesso modo, se un membro del Comitato Compliance/Responsabilità Sociale d'Impresa si trova in conflitto di interessi in relazione ai fatti indagati, dovrà astenersi dall'intervenire.
Eventualmente, il Comitato Compliance/Responsabilità Sociale d'Impresa potrà mettere i fatti denunciati a conoscenza del Consiglio di Amministrazione prima della conclusione dell'indagine quando, tenendo conto della rilevanza e delle circostanze concomitanti degli stessi, questi possano implicare un impatto o un danno rilevante, sia economico, reputazionale o di responsabilità di qualsiasi tipo per Televés Corporación.
Lo svolgimento dell'indagine è effettuato in applicazione dei principi e delle garanzie del canale di denunce di cui al precedente paragrafo IV.
Il Comitato Compliance/Responsabilità Sociale d'Impresa può richiedere, in qualsiasi momento della procedura, la consulenza e la collaborazione di qualsiasi altra persona o dipartimento di Televés Corporación, al fine di determinare le conseguenze e il modo di agire nella denuncia investigata.
Il Denunciante, in qualsiasi momento, potrà conoscere lo stato della sua denuncia, inviando una comunicazione all'indirizzo postale o e-mail del Canale di Denunce, sopra indicato. In tale comunicazione deve essere indicato il numero identificativo della denuncia ottenuto con la prova del ricevimento della stessa. Nel caso di informatori anonimi, al fine di evitare l'identificazione dello stesso, tale comunicazione dovrà essere inviata da un indirizzo di posta elettronica che non identifichi l'informatore stesso.
Una volta conclusa l'indagine, il risultato della stessa e la proposta di risoluzione saranno trasmessi al Comitato Compliance/Responsabilità Sociale d'Impresa, affinché adotti la risoluzione appropriata.
Nel caso in cui la risoluzione concluda la commissione da parte di un dipendente di irregolarità o atti contrari al Manuale di Compliance Normativa, norme di condotta del Codice Etico o altre normative interne o esterne applicabili, si darà comunicazione alla Direzione del Personale e delle Risorse Umane Corporate, per l'applicazione delle misure disciplinari pertinenti. Prima della sua adozione, il Comitato Compliance/Responsabilità Sociale d'Impresa sarà informato.
D'altra parte, se la risoluzione concludesse la commissione da parte di un fornitore di irregolarità o atti contrari al Manuale di Compliance Normativa, norme di attuazione del Codice Etico, Codice di Condotta dei Fornitori o altre normative interne o esterne applicabili, si darà comunicazione alla Direzione degli Approvvigionamenti (Acquisti), per l'esercizio di misure correttive e diritti contrattuali nei confronti del fornitore in questione. Prima della sua adozione, il Comitato Compliance/Responsabilità Sociale d'Impresa sarà informato.
Nel caso in cui l'irregolarità denunciata costituisca un reato di qualsiasi tipo, il Comitato Compliance comunicherà il fatto alle autorità competenti.
Quando, come risultato del fascicolo, si evidenzia l'eventuale adozione di azioni legali da parte della Società, le azioni saranno comunicate alla Direzione della consulenza legale aziendale al fine di valutare l'adozione di azioni amministrative o giudiziarie pertinenti, su cui il Comitato Compliance sarà informato.
La decisione e le misure adottate in relazione ai fatti denunciati saranno notificate al denunciante, a meno che le circostanze del caso non richiedano tale comunicazione per salvaguardare l'indagine giudiziaria o di polizia o di qualsiasi altra natura che potrebbe essere necessaria.
Di seguito sono riportate le informazioni rilevanti in materia di protezione dei dati:
Tale procedura entra in vigore il giorno successivo alla data di approvazione da parte del consiglio di amministrazione.
Il Comitato Compliance e Responsabilità Sociale d'Impresa riesaminerà periodicamente la presente procedura, in particolare in caso di modifica del manuale di Compliance Normativa, Codice Etico, Codice di Condotta dei Fornitori, o anche quando risulti, nella pratica, la necessità di miglioramenti.
V.1_06/2023_Whistleblowing procedure